La recomendación es procesar una única vez los comprobantes y que la información sea útil  para usos múltiples.

Existen varias opciones de importación que tienen sus ventajas y desventajas:

1. Importación de Excel generado a partir del software de gestión del cliente

2. Importación de Comprobantes emitidos En línea

3. Importación desde "Mis Comprobantes"

Esta ventajas ó desventajas, ó limitaciones en algunos casos no es en términos absolutos, si no que dependerá mucho de cada tipo de cliente.

En la medida de que exista la posibilidad, la mejor opción será siempre importar los datos a partir de los generados por el software de gestión que utiliza tu cliente, tanto en compras como en ventas.

Encontrarás 4 plantillas predefinidas para la importación, pero en el caso de obtener un excel desde otro sistema lo ideal, es hacer una configuración personalizada indicando en qué columna del excel está cada dato para poder realizar la importación con el menor esfuerzo y menor manipulación posible

A veces, realizamos algunos pasos en excel con una "Macro" para automatizar lo más posible si hay que hacer alguna adecuación.

Esta opción es muy útil para algunos clientes, se debe exportar desde AFIP el TXT desde el Servicio Comprobantes En Linea, seleccionando la opción de "DUPLICADOS ELECTRÓNICOS"

• Contribuyentes que tienen más de una actividad, puesto que los conceptos ó items para registrar en AFIP no surgen de una tabla, si no que se ingresan como texto libre lo cual dificulta luego tabularlo
  

• Contribuyentes que tributan por Convenio Multilateral, puesto que no hay información sobre la provincia del cliente

• Importación desde Mis Comprobantes

  De las 3 opciones, es la menos recomendada

  La información de Mis Comprobantes tiene muchas limitaciones y de todas formas en algún momento necesitarás procesar los comprobantes con mayor detalle para cumplir con otras declaraciones  y presentaciones. 

  Algunas de las limitaciones más importantes de la información de Mis Comprobantes, son las siguientes:

  • AFIP no indica la tasa de IVA indicada en los comprobantes, en el caso de combinación de alícuotas no está informado el neto de cada alícuota

  • De la Importación de Mis Comprobantes, no obtendras la información sobre las percepciones que necesitarás para elaborar otras declaraciones, de Ingresos Brutos por ejemplo.
    

  • Incluye comprobantes que respaldan consumos particulares, no vinculados con la actividad
    

  • AFIP computa el IVA contenido en facturas de Compra "B" como Crédito Fiscal Computable

  • Que haya una Factura "A" en Mis Comprobantes, no implica que el IVA sea computable per se. ¿Alguna vez un cliente te dio una factura A de un lavarropas ó similar? Seguro que si. Necesitamos ver el comprobante de todos modos.

  • Para diferentes informes, es necesario contar con detalle de Items comprendidos dentro de las facturas (Mercadería, Servicios, etc) y conocer cuales son Bienes de uso para oportunamente, amortizarlos.

  
  

• Percepciones:

  En el Excel de "Mis Comprobantes Recibidos" no están detalladas las percepciones.
  

  A) Si es un único tipo de percepción:  en el proceso de importación, ONVIO calculará la percepción por diferencia entre Total y la suma de (Neto+IVA+Exento+No Gravado). Esta diferencia, se registrará como Percepción utilizando el código de regimen especial definido como "General"

  B) Si hay más de una percepción:  Si la "diferencia" corresponde a 2 o más percepciones, podes invertir unos minutos, en agregar ese dato al Excel de AFIP, para hacer una importación más completa.

  En ese caso, podes agregar los importes en el Excel que descargaste de AFIP, a partir de la primer columna disponible (Q, R, S, T)

• Orden de prelación

  • Concepto

    Al grabar los comprobantes, se requiere grabar un concepto ó item que no surge de la información provista por AFIP.

    El orden de prioridad es el siguiente:

    1. Si hay un código de concepto indicado en el Excel, dará prioridad a este

    2. Si no, buscará si existe un concepto asociado al Proveedor/Cliente. Ejemplo, si al proveedor Expreso Argentino, le asocio el item Flete, utilizará este.

    3. Si no existe ninguno de los datos anteriores, grabará los comprobantes con el concepto definido en la pantalla de importación de modo general.

  
  

  • Provincia
    

  1. Si se trata de un cliente/proveedor que se encuentra dado de alta previamente, se utilizará la provincia que tenga indicada en sus datos personales

  2. Si es un cliente/proveedor nuevo, se dará prioridad a los datos indicados en el archivo que se está importando 
     

  3. Si no hay un dato específico en el archivo que se está importando  (Excel Mis Comprobantes y TXT Duplicados Electrónicos, no tienen este dato), se utilizará para el alta la Provincia definida en la configuración general de la importación. SI es un dato relevante para el contribuyente, podes "salvar"  la info que viene incompleta desde AFIP completando el dato en la columna "V" de "Mis Comprobantes"

RESUMEN